Каждая компания, которая хочет добиться успеха, должна функционировать эффективно. Очень важно завершить проекты в запланированные сроки и уложиться в сроки встреч с клиентами. Незаконченный бизнес или позднее прибытие недопустимы. Вот почему правильный документооборот очень важен.
Электронный документооборот
Электронный документооборот – документооборот в электронном виде – это новый инструмент, который облегчает управление всеми документами и электронной почтой и повышает эффективность работы в компании. Это IT-система, которая позволяет регистрировать документы, архивировать их, каталогизировать, организовывать или создавать электронные документы для нужд компании и направлять их сотрудникам. Таким образом, это экономит деньги и время компании, а также облегчает сотрудникам выполнение поставленных задач.
Электронный рабочий процесс – операция
Каждый документ будет отсканирован и введен в систему. С этого момента он готов к обращению в зависимости от потребностей и прав. Любой сотрудник с разрешениями для данной задачи или проекта имеет доступ к документам в системе.
Электронный документооборот – преимущества
Эта система может использоваться на предприятиях, в офисах и институтах благодаря множеству преимуществ:
– более эффективный оборот – легкий доступ к корпоративным документам, доступным каждому в назначенное время,
– более быстрый доступ к информации,
– контроль доступа к информации – в этом случае, возможно решить, у кого есть доступ к какому контенту и когда,
– эффективное использование информации – документооборот занимает меньше времени, а их расположение облегчает поиск,
– проверка документации - при необходимости в данной ситуации можно вернуться к вопросам и проверить, на каком этапе они имеют дело,
– устранение риска потери документов или забвения решения важных вопросов,
– экономия времени и денег – устранение ошибок, допущенных в традиционной бумажной системе,
– сокращение расходов компании на администрирование – меньше людей вовлечены и меньше нуждаются в канцелярских и печатных материалах,
Содействие внедрению новых сотрудников в задачи – краткое обучение знакомит их с работой, а затем они могут быстро приступить к выполнению своих обязанностей благодаря интуитивному управлению системой.
Электронный документооборот – недостатки
Оцифровка на предприятии имеет мало недостатков. Это:
правильная каталогизация и архивирование (нет места для ошибок), дополнительная печать документов (для чтения).
Какие документы можно отправить? Эта система идеально подходит для документов, таких как:
– счета-фактуры,
– заказ,
– официальные письма,
– делегации
– соглашение
– праздники.
Особенно компании с большим временем документооборота и многочисленными ошибками в процессе выиграют от их электронного обращения. Современные системы гарантируют высокую безопасность, повышение эффективности работы и благодаря простоте использования их можно быстро интегрировать в компанию. Данная технология позволит существенно экономить время и деньги, а это в свою очередь положительно влияет на успех компании.
